Dialoogkaarten als ondersteuning voor waardengerichte gesprekken


In dit interview praten we met Henriëtte Hoogenkamp. Henriëtte werkt op de Pabo Marnix Academie als docent en onderzoeker, een academie met zo’n 200 medewerkers en 1850 studenten. Samen met collega’s ontwikkelde zij een set dialoogkaarten die passen bij de waarden van de organisatie en als steun gebruikt worden bij het voeren van collegiale en professionele gesprekken. Onze redacteur Thijs van Loon vraagt haar naar de wijze waarop zij onderzoek en de HR-praktijk met elkaar verbindt.

Het belang van een waardengedreven collegiale en professionele dialoog 

Bij de Marnix Academie werken jullie waardengedreven. Wat houdt dat in?
Op de Marnix Academie werkten we al langere tijd met de kernwaarden ‘bevlogen, betrokken, bekwaam’. Toen de strategische koers in 2022 werd vernieuwd, werden daar zes richtinggevende waarden aan toegevoegd: open, zelfbewust, professioneel, veranderkrachtig, veerkrachtig en met moed. We willen nieuwsgierig en ontvankelijk zijn en met respect kijken naar de ander en de wereld en dat vraagt moed. De waarden vormen als het ware een kompas: de koers wordt bepaald vanuit deze waarden. Wie door het gebouw loopt, ziet overal borden hangen waarop deze waarden zichtbaar zijn. Ook in beleidsdocumenten wordt er gerefereerd aan deze waarden. Waarden worden echter pas van betekenis als medewerkers erover in gesprek gaan, zo weten we uit ons onderzoek van het Penta Nova – lectoraat ‘Waardengericht Leiderschap’ waar de Marnix Academie aan verbonden is. Een voorbeeld hiervan is de Handreiking Waardengerichte Dialoog die gebaseerd is op praktijkonderzoek onder schoolleiders en leraren. Het belang van zulke gesprekken komt ook naar voren in de podcastserie ‘Van Waarden Weten’ die lector Wouter Schenke en ik samen maken.

“Waarden worden echter pas van betekenis als medewerkers erover in gesprek gaan”

 Hoe kwam de set aan waarden voor jullie organisatie tot stand?
Allereerst hielpen wij bij de definiëring van de waarden. In aanloop naar de vernieuwde strategische koers deden mijn collega’s een jaar lang onderzoek naar de belangrijkste waarden. Zij voerden gesprekken met 60 medewerkers, studenten en partners van de Marnix Academie en analyseerden visie- en beleidsdocumenten. De tussentijdse bevindingen deelden zij tijdens studie- en ontmoetingsdagen. Ook werden deze voorgelegd aan managers, teamleiders, coördinatoren en de 60 geïnterviewden, waarna hun feedback werd verwerkt. Uiteindelijk kregen de waarden een plek in de eindversie van onze strategische koers.

Jullie hebben die waarden bottom-up vormgegeven. Hoe zorgden jullie ervoor dat deze waarden toch verbonden bleven aan de strategie?
We combineerden het strategieproces met de ontwikkeling van producten die de strategievorming kunnen ondersteunen. Daarbij werkten we ontwerpgericht: er was een pendelbeweging tussen gesprekken, het ontwikkelen van producten, het bespreken daarvan in studiedagen, opnieuw aanpassen, etc. Samen met medewerkers van het secretariaat en de HR-afdeling, docenten en stafleden ontwierpen we dialoogvragen die waardengerichte gesprekken stimuleren. Door ons onderzoek vanuit het lectoraat ‘Waardengericht Leiderschap’ weten we dat gesprekken over waarden heel zinvol zijn. Zo’n gesprek geeft je inzicht in wat je écht belangrijk vindt in je werk. Daarnaast leer je door deze diepergaande gesprekken je collega’s beter begrijpen: je komt erachter wat organisatiewaarden voor hen betekenen en hoe zij daar vorm aan geven in hun werk.

Dat is inderdaad zeer waardevol. Hoe gaat zo’n gesprekscyclus in z’n werk en hoe kwam deze van de grond?
De ontwikkeling van de nieuwe gesprekscyclus is door de HR-afdeling gerealiseerd. De HR-afdeling zegt over de nieuwe gesprekscyclus in de gids voor medewerkers – ‘Het functiehuis en de continue dialoog’ – het volgende: “Wij geloven dat het beste onderwijs voor onze studenten wordt verzorgd door betrokken, bekwame en bevlogen onderwijs-professionals met moed. Daarom faciliteren wij een open leergemeenschap waarin onze medewerkers de beste versie van zichzelf kunnen zijn, zich blijven ontwikkelen en met plezier hun werk uitvoeren.​ We stellen een continue dialoog centraal en richten ons op drie pijlers: welbevinden, ontwikkeling en prestatie. Alleen wanneer we plezier hebben in ons werk, presteren en onszelf blijven ontwikkelen, kunnen we samen het verschil maken in het onderwijs.” Over de dialoog staat er: “De continue dialoog is er om jou te ondersteunen in je ontwikkeling en je handvatten te bieden om deze gericht vorm te geven. Jij hebt zelf de regie in handen; je collega’s en leidinggevende staan klaar om je te ondersteunen.​ De continue dialoog bestaat uit formele en informele momenten. Er zijn in een jaar drie formele gesprekken met je leidinggevende: het plan-, voortgangs- en beoordelingsgesprek. Daarnaast zijn er informele momenten, zoals korte check-ins, de collega-supportgesprekken en andere leermomenten met je collega’s, partners en/of leidinggevende. De informele momenten dragen bij aan je ontwikkeling en neem je mee in de formele momenten. Zo zorgen we voor een continue dialoog. We gaan met elkaar in gesprek op een waarden-gerichte manier. Dit betekent dat we constructieve en respectvolle dialogen stimuleren. We hebben aandacht voor elkaar, luisteren en stellen onszelf open om van elkaar te leren. We durven ons uit te spreken en open te stellen voor feedback. Niet alleen successen en complimenten komen aan bod, maar ook aandachtspunten en opbouwende feedback.”

Om de gesprekken te ondersteunen, ontwikkelde je met collega’s een dialoogkaartspel met vragen. Op welke manier geven deze kaarten steun tijdens gesprekken en hoe zijn de vragen op de kaarten verbonden aan de 9 waarden van de Marnix Academie?
We maakten een combinatie van elk van de drie pijlers van HR (welbevinden, ontwikkeling en prestatie) met de zes waarden van de Marnix Academie. Bij alle pijlers en waarden formuleerden we vragen, zoals: ‘Wanneer ga jij na een dag werken fluitend naar huis?’ (bij de waarde ‘bevlogenheid’ en pijler ‘welbevinden) en ‘Moet moed?’ (waarde ‘moed’ en pijler ‘professionele ontwikkeling’). Op deze manier ontwikkelden we 60 dialoogvragen en een kaart met speluitleg. Ook maakten we een kaart met ‘doorvraag-vragen’, die je bij het gesprek kunt inzetten met vragen als: ‘Waarom is dit belangrijk voor je?’ en ‘Kun je een voorbeeld uit de praktijk geven?’ Ook voegden we lege kaartjes toe waar medewerkers zelf een nieuwe dialoogvraag op kunnen schrijven.

Jullie zijn inmiddels al een tijdje bezig met deze gesprekken. Wat levert het tot nu toe op?
De dialoogvragen zijn tweemaal op een Marnix-brede studiedag ingezet. In groepjes gingen medewerkers in gesprek over de vragen. Zodra er een vraag gekozen was, ontstonden er geanimeerde gesprekken. De tijd vloog om! Bij het nabespreken vertelden de medewerkers dat ze tot hun eigen verrassing zó leuk en diepgaand hadden kunnen praten, ook met collega’s die ze nog niet goed kenden. We adviseren collega’s om de kaartjes in te zetten bij gesprekken met hun leidinggevenden, bij teambijeenkomsten en op ongeplande momenten.

“Door dialoogkaarten gaan waarden meer leven. Dan zijn het niet alleen woorden in een koersplan, maar bieden ze ook zelfinzicht en dragen ze bij aan collegialiteit”

Wat doen jullie met de uitkomsten van die gesprekken en op welke wijze leiden die gesprekken tot aanscherping van bijvoorbeeld de waarden?
Uit de eerste ervaringen met de inzet van dialoogkaarten in gesprekken van teamleiders met hun teamleden blijkt dat de vragen op de kaarten een verdieping geven aan het gesprek. Bijzonder is dat er hierdoor echt een dialoog ontstaat waarbij ook de leidinggevende iets over zichzelf inbrengt. Daardoor leren teamleider en teamlid elkaar beter kennen en ontstaat er meer verbinding, zowel met de waarden als onderling.

Dat was ook te zien in de gesprekken tijdens studiedagen. Zo ging het gesprek daar in een groep over de waarde ‘professioneel’. Een medewerker dacht aanvankelijk dat het werk dat zij deed te ‘gewoon’ was om professioneel genoemd te worden. Toen de collega’s haar vroegen om wat meer te vertellen over haar werkzaamheden, veranderde dat voor haar. Zo noemde zij de keuzes die ze moet maken, over de extra stap die ze regelmatig zet voor studenten, over de complexe vragen waar ze mee te maken heeft. Van haar collega’s kreeg zij toen de reactie dat zij zeker wel op een professionele manier vorm geeft aan haar werk. Die reacties van haar collega’s deden haar goed, dat was duidelijk te zien. Tegelijk kreeg voor de hele groep de waarde ‘professioneel’ ook meer betekenis door dit gesprek.

Deze voorbeelden maken duidelijk dat door de dialoogkaarten waarden meer gaan leven. Dan zijn het niet alleen woorden in een koersplan, maar bieden ze ook zelfinzicht en dragen ze bij aan collegialiteit. De periode waarin de dialoogkaarten ingezet worden, is nog te kort om verdere effecten te kunnen beschrijven. Dat zal in de toekomst wel gebeuren.

Wat zou je andere organisaties mee willen geven die waardengericht willen werken? En welke lessen heb jij getrokken uit jullie initiatief?
Organisatiewaarden krijgen pas betekenis als medewerkers er ook contact mee maken, en dat kan heel goed in waardengerichte gesprekken. De dialoogvragen ondersteunen zulke gesprekken. De vragen op de kaartjes zijn uitnodigend geformuleerd: korte, heldere, open vragen, waardoor je zin krijgt om erover in gesprek te gaan. Het vraagt wel tijd en aandacht om tot zulke vragen te komen, en begeleiding daarbij is ook nodig, maar het is waardevol om samen te puzzelen op de goede formulering van zulke vragen. Het is ook van belang om bij het begin een plan te maken over de introductie van de dialoogkaarten: aan wie worden ze uitgedeeld en op welke manier kunnen leidinggevenden en medewerkers zelf de kaarten inzetten?

Publicaties